Data i czas w Excel'u

 

Wprowadzanie dat

Excel musi rozpoznać, że to co wpisujemy do komórki jest DATĄ a nie TEKSTEM gdyż każdego z tych typów wartości dotyczą inne operacje, funkcje i sposoby formatowania.

Aby Excel prawidłowo rozpoznawał wpisywane do komórek daty - najlepiej wpisywać te daty w postaci:

rrrr-mm-dd na przykład: 1987-09-30

Inne sposoby wpisywania mogą spowodować, że Excel potraktuje datę jako tekst co uniemożliwi operowanie na tych datach i wyświetlanie ich w różnych możliwych postaciach (formatach).

UWAGA:

Po zakończeniu wpisu do komórki (i ewentualnym poszerzeniu kolumny) warto sprawdzić czy to co wpisaliśmy Excel dosunął do prawej czy do lewej strony komórki. Standardowo (jeśli nie ustawimy inaczej) Excel wyrównuje:

  • teksty do lewej strony komórki (nie zmienia ich postaci).
  • liczby i daty do prawej strony komórki (i po wpisaniu może wyświetlić w innej postaci).

 

Przechowywanie dat i czasu w Excel'a (wewnętrzna reprezentacja)

Data i czas są traktowane w Excel'u jako rodzaj wartości liczbowych a mianowicie:

Każda liczba reprezentująca datę i ewentualnie czas jest nazywana w dokumentacji Excel'a "numerem kolejnym"

 

Formaty dat i czasu

prawidłowo wpisaną datę można wyświetlać na bardzo wiele sposobów wybierając odpowiedni format standardowy dla dat z menu: format - komórki - liczby - data lub wybierając format - komórki - liczby - niestandardowe i wpisując w wąskim okienku pod słowem "Typ" swój własny szablon formatu zgodnie z podanymi niżej wskazówkami:

Aby wyświetlić:

Użyj formatu:

Miesiące jako 1-12

m

Miesiące jako 01-12

mm

Miesiące jako Sty-Gru

mmm

Miesiące jako Styczeń-Grudzień

mmmm

Miesiące jako pierwszą literę miesiąca

mmmmm

Dni jako 1-31

d

Dni jako 01-31

dd

Dni jako Nie-Sob

ddd

Dni jako Niedziela-Sobota

dddd

Lata jako 00-99

rr

Lata jako 1900-9999

rrrr

Przykłady:
Znamy daty urodzenia pewnych osób (swoje, rodziny) i chcemy się przekonać jakie to były dni tygodnia.
Wystarczy w tym celu wpisać odpowiednią datę a po zakończeniu jej wpisywania ustawić format niestandardowy uwzględniający nazwę dnia tygodnia na przykład: rrrr-mmm-dd-dddd

 

Aby wyświetlić godziny, minuty i sekundy można użyć opisanych niżej formatów niestandardowych:

Aby wyświetlić:

Użyj formatu:

Godziny jako 0-23

g

Godziny jako 00-23

gg

Minuty jako 0-59

m

Minuty jako 00-59

mm

Sekundy jako 0-59

s

Sekundy jako 00-59

ss

Godziny jako 4 AM

g AM/PM

Czas jako 4:36 pm

g:mm am/pm

Czas jako 4:36:03 p

g:mm:ss a/p

Upływający czas w godzinach; na przykład, 25.02

[g]:mm

Upływający czas w minutach; na przykład, 63:46

[mm]:ss

Upływający czas w sekundach

[ss]

Ułamki sekund

g:mm:ss.00

"AM”, ”am”, “A” lub “a” wskazuje czas 12-to godzinny od północy do południa.

“PM”, “pm”, “P”, “p” wskazuje czas 12-to godzinny od południa do północy.

W innym przypadku godziny są oparte na zegarze dwudziestoczterogodzinnym.

Kod “m” lub “mm” musi pojawić się zaraz za kodem formatu “g” lub “gg” lub zaraz przed kodem “ss” albo program Ms Excel wyświetli miesiąc zamiast minut.

Generowanie ciągów dat

patrz: Generowanie ciągów - Serie danych

UWAGA KŁOPOT:
Czasem może się zdarzyć, że wpisujemy do komórek liczby a po wpisaniu pojawiają się jakieś idiotyczne daty.
Tak będzie jeśli przed wpisaniem liczby pusta komórka ma już ustawiony format daty lub jeśli poprzednio była tam wpisana data. Wystarczy wtedy zaznaczyć komórki do których będą wpisywane liczby i ustawić (przed lub po wpisaniu) odpowiedni format liczbowy.

 

Ćwiczenia:
  1. Wpisz dzisiejszą datę a potem przeformatuj ją na liczbę. Co się stało i dlaczego
  2. Wpisz do pustych komórek liczby: 5,5 oraz 40,3 a po zakończeniu wpisywania przeformatuj te liczby na daty (z menu: Format - komórki - Liczby - Data) wybierając format z datą i godziną (n.p.:03-04-97 13:30) wyjaśnij (zgodnie z powyższymi objaśnieniami) co się stało i dlaczego?
  3. Sprawdź:
    1. ile dób upłynęło od początku XX wieku do dnia wybuchu II Wojny Światowej (wpisz i przeformatuj datę na liczbę)
    2. ile dni (dób) żyje osoba której datę urodzenia znasz (od daty dzisiejszej odejmij datę jej urodzenia i wynik przeformatuj na liczbę)
  4. Utwórz kalendarz na rok bieżący wykorzystując generowanie ciągów dat i miesięcy oraz niestandardowe formatowanie dat. Dla wstawiania notatek wykorzystaj operację WSTAW- KOMENTARZ.

A oto przykładowy wygląd kalendarza: